23 oktober 2020

Digitale outplacementbegeleiding: interview met Itzu Career coach Hanna Zawierucha

Van virtuele wachtruimte tot video call met een huisdier

Het coronavirus zette de werking van heel wat bedrijven op z’n kop. Itzu Career vormt daar geen uitzondering op. Onze loopbaanbegeleiding, outplacementbegeleiding en coaching verlopen normaal gezien op afspraak in onze kantoren over heel België. Sinds maart dit jaar moesten we op zoek naar digitale oplossingen. Hoe dat in zijn werk ging? Dat horen we graag van routinier Hanna Zawierucha, outplacementcoach en verantwoordelijke voor de coaches bij Itzu Career.

Plots overschakelen naar een online systeem, dat lijkt niet eenvoudig. Hoe ben je hiermee aan de slag gegaan?

“Eigenlijk verliep die omschakeling verrassend vlot, omdat digitale outplacementbegeleiding al enige tijd beschikbaar was bij Itzu Career. Maar voor de coronacrisis was de vraag minimaal. Zelf gaven we ook de voorkeur aan fysieke begeleiding: het bestaande digitaal platform zetten we voordien vooral in voor interne en externe vergaderingen. Zodra de lockdown inging, werden digitale begeleidingen echter plots de standaard. Op basis van onze eerdere ervaring kozen we een digitale tool die het nauwst aansluit bij onze begeleidingen.”

Aan welke criteria moest die begeleidingstool beantwoorden?

“Bij de keuze van de tool kwamen een aantal praktische overwegingen kijken. Online werken is niet voor iedereen even evident: de tool moest dus enerzijds gemakkelijk te installeren en hanteren zijn op verschillende apparaten, zoals smartphones, tablets, laptops, ….

Eén criterium was nog belangrijker dan gebruiksgemak: een begeleidingstool moet een veilige, betrouwbare omgeving bieden. De tool die we nu gebruiken garandeert dat de gesprekken tussen coach en deelnemer discreet plaatsvinden. We hechten dan ook veel belang aan de privacy van onze kandidaten.”

Wat zijn de meest opvallende functionaliteiten van de tool?

Vanuit het perspectief van een outplacementbegeleider springen verschillende functionaliteiten in het oog. Zo kunnen we de deelnemers opdelen in aparte digitale ‘kamers’ voor een kleine oefening of een kort gesprek. Daarnaast is er de mogelijkheid om schermen te delen, live oefeningen te tonen, het aantal deelnemers te bepalen, de duur van de sessie aan te passen, … en zelfs een virtuele wachtruimte te creëren. Heel handig als een deelnemer wat eerder dan voorzien ‘aanklopt’.”

“Tijdens de uitbraak van corona bleek snel dat we onze outplacementbegeleiding digitaal kwalitatief kunnen uitvoeren”

Hoe sta je zelf tegenover deze digitale ommekeer?

“Tja, dat is vrij simpel: we wilden onze deelnemers in deze uitdagende tijden niet in de kou laten staan, dus waren we verplicht om ons deze nieuwe aanpak eigen te maken. Zo’n ingrijpend veranderproces realiseren op zo’n korte tijd, dat toont aan hoe flexibel mensen eigenlijk zijn. Hoe snel ze kunnen groeien. Tijdens de uitbraak van corona bleek snel dat we onze outplacementbegeleiding digitaal kwalitatief kunnen uitvoeren. Nu is het zaak om deze aanpak te verfijnen.”

Wat is de grootste uitdaging voor een coach tijdens een digitale outplacementbegeleiding?

“We zijn het gewend om onze woorden kracht bij te zetten aan de hand van flipcharts, filmpjes, kaartjes, ... Dit soort technieken moesten we heruitvinden. Een andere grote uitdaging schuilt in het (deels) wegvallen van de lichaamstaal. Je mag niet vergeten dat een ontslag - ook al gebeurt het soms collectief - altijd erg persoonlijk aanvoelt. Het haalt mensen even uit balans. Kleine trekjes in houdingen, zuchtjes of andere fysieke signalen wil je als coach opvangen, om er mee aan de slag te gaan.

Als coaches zijn we het natuurlijk ook niet gewoon om de hele dag achter een scherm te zitten. In coronavrije tijden lopen we vaak rond in het lokaal of staan we recht voor een groep. Dat valt allemaal weg. Ook de smalltalk voor of na een sessie moeten we missen. En misschien nog belangrijker: de traktaties van deelnemers die een nieuwe job vinden! (lacht)”

Met welke uitdagingen krijgen de deelnemers te maken?

“De digitale tool is volledig nieuw voor onze deelnemers. Bovendien heeft niet iedereen een smartphone, tablet of laptop in huis. In het begin was dat dus wat zoeken en tasten. Maar uiteindelijk vond iedereen zijn weg in de digitale wereld. Het groepsgevoel volgde snel. Heel wat deelnemers startten zelfs op eigen initiatief een WhatsApp-groepje om ook tussen de sessies door contact te houden. Zo’n dingen vind ik echt tof.”

“We zien een grotere diversiteit in onze deelnemersgroepen”

Wat zijn de voordelen van digitale outplacementbegeleiding?

“We stappen als coach bijna letterlijk de woonkamer binnen van onze kandidaten. Op zo’n moment merk je dat mensen vaak trots zijn om hun leefomgeving te tonen. Daarnaast zijn er heel wat praktische voordelen. Geen file, geen parking zoeken, … Ik begeleid zelfs iemand die deeltijds in het buitenland vertoeft. Hij hoeft geen enkele sessie te missen!

Bovendienbereidende digitale sessies onze kandidatengoed voor op de sollicitatiegesprekken, want die verlopen vandaag evenzeer via video call. Kandidaten die hun opzeg nog moeten presteren, krijgen onze sessies ook makkelijker ingepland.

Omdat we niet langer locatiegebonden werken, zien we ook een grotere diversiteit in de groepen. De kleine verschillen in aanpak en taalgebruik tussen regio’s geven een frisse toets aan de sessies.

Ten slotte biedt coronaproof contact een veilig gevoel. Zelfs als een collega of deelnemer in quarantaine zou moeten, kan de outplacementbegeleiding onveranderd doorlopen.

Ik zie dus heel wat voordelen in digitale outplacementbegeleiding. Meer zelfs, ik voorspel dat we in de toekomst zeker een combinatie van ‘live’ en digitaal behouden.”

Welke grappige taferelen maakte je tot nu toe al mee?

“Dat zijn er heel wat. Zoals die keer dat iedereen tijdens de pauze plots zijn huisdier bovenhaalde. Of een deelnemer die begon te vloeken omdat hij door de downloads van zijn zoon meermaals uit de sessie gezwierd werd.

Maar ik zie vooral dat elke mens heel wat flexibiliteit en groeipotentieel in zich heeft. Dat vind ik een hele geruststelling. Het is mooi om te zien hoe kandidaten openstaan voor uitdagingen en eruit leren. Als coaches doen we met plezier hetzelfde voor onze kandidaten.”

Terug naar overzicht Volgend artikel